Dématérialisation & GED

Simplifiez et sécurisez votre gestion documentaire avec les solutions de dématérialisation et GED

SOLUTIONS DE dématérialisation ET DE GED POUR OPTIMISER LA GESTION DE VOS DOCUMENTS

À l’ère du numérique, la gestion efficace des documents est devenue un enjeu majeur pour les organisations soucieuses d’améliorer leur productivité et de réduire leur empreinte écologique. DIGITOM, filiale digitale du groupe C2i Outremer, vous propose des solutions innovantes de dématérialisation et de Gestion Électronique des Documents (GED) pour faciliter vos processus documentaires.
Notre expertise vous permet de centraliser, sécuriser et optimiser la gestion de l’ensemble de vos documents numériques, tout en respectant les contraintes légales et réglementaires en vigueur (RGPD, norme ISO 9001, archivage à valeur probante, format Factur-X pour la facturation électronique, etc.).

LES AVANTAGES DE LA DÉMATÉRIALISATION & GED AVEC DIGITOM

Efficacité opérationnelle
La dématérialisation permet de fluidifier les processus internes en réduisant le temps consacré aux tâches manuelles et en facilitant la circulation des documents. (Suppression des tâches chronophages (impression, classement) ; Accès rapide aux documents, y compris à distance ; Accélération des workflows et des prises de décision)
Réduction des coûts et des impacts
En limitant l’usage du papier et les opérations physiques, la GED contribue à des économies significatives et à une démarche écoresponsable. (Diminution des frais d’impression, d’archivage et de transport ; Réduction de l’empreinte carbone ; Optimisation de l’espace de stockage physique)
Sécurité, conformité et traçabilité
Les solutions numériques offrent un meilleur contrôle des documents, garantissant leur intégrité, leur confidentialité et leur conformité réglementaire. (Droits d’accès personnalisés, traçabilité des actions ; Horodatage, versioning, historique des modifications ; Conformité aux exigences qualité, RGPD et audits)
Collaboration et gouvernance documentaire
La GED renforce le partage de l’information, la transparence et la coordination entre équipes, tout en instaurant une structure documentaire pérenne. (Partage facilité entre utilisateurs ou services ; Organisation centralisée et logique des documents ; Intégration possible avec des outils métiers ou collaboratifs)

Nos solutions de dématérialisation & GED

Ressources humaines

Centralisez, organisez et sécurisez les documents de l’entreprise : Recrutement, Contrat de travail, Intégration de collaborateur, Bulletin de paie, Evaluation annuelle, Demande de congés.

Centralisation et organisation de tous vos documents, Indexation intelligente, Gestion des versions, Contrôle des accès, Workflows d’approbation, Archivage légal

Gestion du Commerce

Améliorez la communication entre votre administration et vos clients : Dossiers clients, Intranet force de vente, Gestion des réclamations.

Gestion multicanale des demandes, Traçabilité complète des échanges et des interventions, Suivi des délais de traitement des demandes, Tableaux de bord et indicateurs de performance.

Parapheur Électronique et Mobilité

Signez électroniquement vos documents en toute sécurité, où que vous soyez, grâce à notre solution de parapheur électronique mobile.

Dématérialisation complète, Signature électronique, Notifications automatiques, Suivi en temps réel, Archivage automatique après validation

Gestion du Courrier

Dématérialisez vos courriers entrants, suivez leur traitement en temps réel et optimisez la communication multicanale.

Dématérialisation des courriers entrants et sortants, Supervision et suivi du traitement en temps réel, Notification automatique, Suivi des délais de traitement et d’échéances, Reporting détaillé

Dématérialisation des Factures

Automatisez le traitement de vos factures fournisseurs et clients, intégrez-les à vos systèmes financiers et gagnez en efficacité.

Capture automatique, Reconnaissance intelligente, Circuits de validation, Archivage conforme, Tableaux de bord

Finance

Gérez de manière dématérialisée les documents : Factures fournisseurs (achat) avec export comptable, Factures clients possibilité de relance, Notes de frais

POURQUOI CHOISIR DIGITOM POUR VOTRE PROJET DE dématérialisation ?

Nos solutions de dématérialisation et de GED répondent à tous vos besoins de gestion documentaire

Une expertise reconnue

Fort de nombreuses années d’expérience dans la dématérialisation et la GED, notre équipe maîtrise parfaitement les enjeux techniques, organisationnels et réglementaires liés à la transformation numérique de vos processus documentaires.

Un accompagnement complet

De l’audit initial à la formation de vos équipes, en passant par l’implémentation et la maintenance, nous vous accompagnons à chaque étape de votre projet de dématérialisation pour en garantir le succès.

Des solutions sur mesure

Nous adaptons nos solutions à vos besoins spécifiques et à votre contexte organisationnel, pour vous garantir un système parfaitement aligné avec vos objectifs et vos contraintes.

Une approche innovante

Nos solutions intègrent les technologies les plus récentes, notamment l’intelligence artificielle, pour vous offrir des fonctionnalités avancées et une expérience utilisateur optimale.

Notre méthodologie

Audit et analyse des besoins

Nous étudions vos processus actuels et définissons vos objectifs

Conception de la solution

Nous élaborons une solution adaptée à vos besoins spécifiques

Mise en œuvre et paramétrage

Nous déployons la solution et la configurons selon vos exigences

Formation des utilisateurs

Nous formons vos équipes pour une prise en main rapide et efficace

Accompagnement et suivi

Nous vous assistons dans l’utilisation quotidienne et l’évolution de votre solution

Audit et analyse des besoins

Nous étudions vos processus actuels et définissions vos objectifs

Conception de la solution

Nous élaborons une solution adaptée à vos besoins spécifiques

Mise en oeuvre et paramétrage

Nous déployons la solution et la configurons selon vos exigences

Formation des utilisateurs

Nous formons vos équipes pour une prise en main rapide et efficace

Accompagnement et suivi

Nous vous assistons dans l’utilisation quotidienne et l’évolution de votre solution

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TRANSFORMER VOTRE GESTION DOCUMENTAIRE

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